Las empresas y su relación con su Intranet

Buscando contextualizar los resultados obtenidos de los estudios realizados por Fundes y compañías privadas a grandes, medianas y pequeñas empresas, me encontré con una fabula que se asemeja bastante al valor y aplicaciones que se le da a la Intranet y cómo la cultura organizacional de éstas la percibe; la fábula dice así:

Una gallina, al hurgar con sus patas entre la basura, encontró una piedra preciosa. Sorprendida de verla en aquel lugar inmundo, le dijo:
- ¿Cómo tú, la más codiciada de las riquezas, estás así humillada entre estiércol? Otra suerte habría sido la tuya si la mano de un joyero te hubiera encontrado en este sitio, sin duda indigno de ti. El joyero, con su habilidad y su arte, hubiera dado mayor esplendor a tu brillo; en cambio yo, incapaz de hacerlo, no puedo remediar tu triste suerte. Te dejo donde estás, porque de nada me sirves.

Moraleja: La ciencia y la sabiduría nada valen para los necios y los ignorantes

Lo que me llamó la atención es la alta relación que hay entre joyas (Intranet) y gallinas (empresas), pues la gran mayoría tiene tantas joyas que no ve o que no sabe de qué manera usar eficientemente, simplemente porque desconoce como hacerlo.

En el grupo de errores en que se cae al momento de crear una Intranet están algunos como los de la siguiente lista:

1. La infraestructura es la clave: es verdad que la infraestructura de una Intranet es crucial, cultura organizacional, resistentes a comprender el verdadero potencial que la Internet ofrece.
2. “Crea la Intranet y ellos vendrán”: Si no se relaciona con las funciones del trabajo de los empleados y no perciben valor alguno, condenan al fracaso a la Intranet. Todas estas consecuencias terminan creando ambientes nada rentables y poco eficientes.
3. Efecto Cajón de Sastre: La gran mayoría de las empresas que han empezado su programación de Intranet, lo han hecho sin definir antes, los objetivos por los cuales básica y realmente la necesitan. El resultado de este error es el llamado efecto cajón de sastre, el cual conjugado con una tasa descontrolada de crecimiento de los contenidos, trae como secuela el diseñar una ineficienciente, con errores de navegación y poca productividad de la web interna. Como consecuencia hacen que las Intranets se hayan convertido en entornos El fruto de esto es encontrar intranets sobresaturados para las posibilidades con las que fueron creadas.

Así que… ¿por qué mejorar la Intranet?

• Mejorar la efectividad y competitividad en las áreas administrativas y de gestión interna.
• La optimización de la Intranet implica la implantación de una estrategia empresarial que a largo plazo se convierte en una de las mayores ventajas competitivas de una empresa, así como una forma de reducir costos.

Es necesario generar modelos ergonómicos, productivos y de fácil uso; de este modo, a medida que se le va reconociendo valor, los usuarios se acostumbran a utilizar la red y los retornos de la inversión en este sentido pueden ser impresionantes.

Por qué y para qué las Pymes deben tener un buen sitio web

Usualmente encontramos cuatro aspectos en un sitio Web de una Pyme colombiana: Misión, Visión, un contenido somero de los Productos/Servicios y Contáctenos. Mi pregunta es, con algo de sentido común, a qué empresa o consumidor le interesa saber la planeación estratégica de una organización, si lo que se desea conocer concienzudamente son los servicios y productos que ofrece en línea.

En un artículo del 27 de marzo de este año, la Revista Dinero (Pymes: Desorientadas en tecnología) destaca que el 30% de las empresas que hacen inversión en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) son Pymes, y éstas siguen sin poder explotar todo el potencial de Internet y sus tecnologías asociadas como una herramienta de apertura de oportunidades y generación de negocios en temas relacionados como mercadeo electrónico, negocios digitales y posicionamiento web; ciertos aspectos básicos, como el conocimiento de lo que es un e-market place, son desconocidos por el 97% de ellas, explicando así en gran parte las razones por las cuales no se llevan a cabo actividades de e-commerce.

Al momento de hacer inversiones TIC tenga en cuenta que el dinero es solo eso, dinero, pero, para una Pyme colombiana tener una buena pagina web, que en el mediano y largo plazo asegure y atraiga nuevos y mejores negocios, vaticina que no les será una tarea fácil de calcular y medir, más si no tienen claro los objetivos de por qué y para qué tener un sitio Web.

Los objetivos de un Sitio Web, pueden ser varios, sin embargo, hay que tener muy claro el motivo básico y fundamental de uso que se la dará a la página, sin que los demás objetivos queden excluidos.

Así que, poniéndose una mano en la cabeza y la otra en el corazón, por lo que significa para un empresario colombiano crear y mantener una Pyme, hay que tener en cuenta si el sitio Web está diseñado para:

1. Información: Número de correos entrantes de servicio al cliente, cantidad del trafico de las páginas consultadas en el sitio, navegadores de los cuales proviene (Firefox, Safari, Explorer, Opera), horas en las cuales es más visitado el sitio, tiempo que permanecen en él los visitantes.
2. Branding – Crear una imagen de la compañía: actividades llevadas a cabo, descargas, aumentos de los ingresos de visitantes, tasas de conversión (quién se afilió al sitio, quién realizó una compra, etc.)
3. Enfocarse en los ingresos posibles: Tasa de conversión de visitantes a compradores, ingresos por ventas, valor promedio de la venta, número de compradores reincidentes, beneficios de las ventas en línea, costo de adquirir nuevos clientes, uso de las promociones ofrecidas, ventas off line que tuvieron su origen en la página web
4. Mejorar los ingresos por ventas: más usado en la venta de tiquetes de avión por Internet, hacer reservaciones de hoteles y vehículos, suscripciones a revistas y periódicos, realizar negocios B2B (Business To Business), también las subastas o donaciones que se hacen en línea quedan dentro de este grupo.
5. Obtener ingresos por publicidad: Ingresos por publicidad efectiva, tasa de clics efectivos (AdWords, de Google), páginas vistas según la publicidad, tráfico hacia varias páginas, demografía de los visitantes, directorios especializados (como de Médicos o Proveedores de un único producto o Servicio)
6. Necesidades internas: Páginas que posean la opción: ¿Quiere ser distribuidor nuestro? o Cómo vender nuestros productos; páginas de Búsqueda de empleo/empleadores.
7. Transformación: Manejo de logística y cadena de distribución, trabajando conjuntamente con quienes se involucran en el proceso para poder alcanzar el cumplimiento óptimo en el desarrollo del negocio (Integración vertical, hacia adelante o hacia atrás, o Integración Horizontal)

Tener un Sitio Web no es solo tener por tener; crearlo no es la única tarea, lo primordial es divulgar el sitio, no solo con publicidad sino “actualizando contenidos”, además, debe hacerse con la mayor frecuencia posible mostrando información relacionada con los productos o servicios que se promuevan, ya sean nuevos o los tradicionales.